للقيام بتدريب أعضاء الفريق الافتراضي، ساعدهم على ترتيب الأعمال على حسب أولوياتها، وشجعهم على تدريب بعضهم وعادة ما تحدث مشكلات الأداء في الفرق عندما يشعر الأعضاء بالارتباك بسبب عدم معرفة الأولويات، أو الأعمال الأهم من غيرها، أو المهام التي يجب التأكيد عليها أكثر من غيرها.
ذكر الفريق أنّ كلمة (لحظيّ) لا تعني بالضرورة (مُستعجل) وأنه ليس بالضرورة الردّ مباشرة على الرسائل الإلكترونية، والرسائل المرسلة ليلاً، ورسائل البريد الصوتي. اجعل الفريق يعمل على ضبط أولويات المهام والأعمال وفقاً لأهميتها بالنسبة إلى المشروع، وليس وفقاً للطريقة التي أرسل بها الطلب، يجب التوافق على آليات (بروتوكولات) لتحديد أهمية الرسائل، وأولويات الردّ عليها، وذلك بتمييزها بكلمات مثل: ذات أهمية قصوى، عادية أو غير مستعجلة وأن يُميَّز كلّ بريد إلكتروني وفقاً لذلك.
احرص أيضاً، على ضمان شعور أعضاء الفريق الافتراضي بأنهم جزء من الفريق ككل فقد يعمل أعضاء بعض الفريق في موقع واحد في حين يعمل آخرون في مواقع معزولة عن الآخرين، فإذا ترك بعض أعضاء الفريق موقع العمل في موقع الشركة وانتقل إلى العمل في المنزل فسيكون هذا العمل صعباً عليه عندها سيستجاب لرغبة أي عضو من أعضاء الفريق الذين يعملون من خلال مكاتب الشركة، وستعطى الأولوية لهم، في حين ستتأخر الاستجابة لمطالب أعضاء الفريق الافتراضيين الذين يعملون في المنزل وهذا الأمر طبيعي. وبصفتك قائداً ومدرباً للفريق الافتراضي، عليك التذكّر أنّ أعضاء الفريق الافتراضيين ما يزالون أعضاء عاملين في المؤسسة ولكن كيف ذلك؟
اطلب إلى أعضاء الفرق الأخرى كلّهم إدراج أسماء أعضاء الفرق الافتراضية في المراسلات المهمة، وبيّن كذلك لأعضاء الفرق الأخرى المساهمات التي يقوم بها أعضاء الفرق الافتراضية لتقدم المؤسسة ونجاحها ككل وشجّع أي عملية تواصل إضافية بين أعضاء الفريق إذ لا ضير في عقد لقاءات شخصية متى أمكن تنفيذ ذلك.
(الاجتماع معاً هو البداية، والبقاء معاً هو العملية؛ والعمل معاً هو النجاح بعينه)هنري فورد
تخفيف العزلة
قد تصبح العزلة مشكلة، عندما يعتاد الناس على العمل في مكتب واحد مع زملاء آخرين. وفجأة، يجدون أنفسهم يعملون بمفردهم بعيداً عن المكتب الذي اعتادوه.
وبصفتك قائداً للفريق ومدرباً له، تستطيع مساعدة هؤلاء الأعضاء على التواصل الاجتماعي الذي يحتاجون إليه من خلال إجراء عدد أكبر من المكالمات الهاتفية، وإرسال عدد أكبر من الرسائل الإلكترونية، واجتماعات غداء عمل، وزيارة مكاتبهم التي تعوّدوها سابقاً، هذا على سبيل المثال لا الحصر.
شجّع الموظفين، كلما كان ذلك ممكناً، على الاستعانة بالآخرين، اقترح أن يخرج أعضاء الفريق الافتراضي الذين يعملون في المنزل يومياً لتناول وجبة الغداء مع أحد الزملاء، أو الالتقاء بزملاء العمل، أو حتى القيام بزيارة للأصدقاء وخلال المؤتمرات الحوارية الهاتفية، حدد مدة من الوقت، كي يتمكن كلّ من الأعضاء الافتراضيين محادثة أصدقائهم القدامى، وقد يتم ذلك في وقت ارتشاف القهوة حيث يوجد الآخرون (يدردشون) وجهاً لوجه في المكان نفسه.
معالجة مشكلات الأداء
لكلّ مشكلة في الأداء سبب، وهنا يأتي دور المدرب لاكتشافه فإذا لم يستطع أحد أعضاء الفريق إتمام العمل في الموعد المحدد، أو تأخر في العمل، ففكّر في اعتماد أحد الطرائق الآتية: اتصل بالشخص المعني واسأله عن السبب وراء هذا التأخير فإذا وجد ما يشتت انتباهه ويعيق عمله، فعليك تحديد المصدر وإبعاده عن الطريق. اعرض عليه المساعدة، واسأله عن التغيير الذي يستطيع به لتحسين أدائه، مثال، إذا بدا لك أن عضواً مرتبك بسبب حجم العمل، فاعمل معه لمعرفة كيفية تقسيم المهمة إلى مهام أصغر، أو تكليف آخرين ممن لديهم وقت فائض القيام بـبمساعدته على إنهاء المهمة.
حدّد معوّقات الإنجاز
فربما يواجه أحد أعضاء الفريق عوائق بشأن العمل مع عضو آخر من الفريق بسبب اختلاف ثقافتيهما فقد تحين الفرص التي تستطيع من خلالها تعزيز الروابط بين ذلك العضو والآخرين، تأكد من أن عضو الفريق على دراية تامة وتوافق أكيد بشأن كيفية أداء العمل والنتائج المرجوّة. وفي ذات الوقت، عرف النجاح تعريفاً إجرائيّاً، وما الذي على عضو الفريق فعله للوصول إلى حالة الرضا عن ذلك الأداء من قبلك؟ بالمقابل، وضّح عواقب استمرار الأداء السيئ علناً وتأكد من التواصل مع الجميع والإشادة عند تحسّن الأداء تذكّر كذلك أنّ القيام بهذا الأمر علانية ليس أمراً سهلاً لذا ابعث رسائل إلكترونية تُشيد فيها بهذا الإنجاز المميّز في اجتماعات الفريق المحددة مسبقاً.
عندما تحل مشكلات الأداء وهي ما تزال في بداياتها، تكون قد حللت الخلافات، وضمنت تمكن فريقك الافتراضي من تحقيق أهدافه المرجوة.
اضافةتعليق
التعليقات